Aplikasi E-Office pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BPPD) Menggunakan Pendekatan Metode Extreme Programming

Abstract

Electronic Office (e-office) adalah suatu sistem yang saling berhubungan satu sama lain dengan kegiatan administrasi perkantoran, secara maya memusatkan komponen-komponen sebuah organisasi dimana seluruh data, informasi, dan komunikasi dibuat menggunakan teknologi atau lebih dikenal dengan media telekomunikasi (Robles, dalam Arief). Pemanfaatan e-office sendiri sebenarnya sudah banyak diterapkan diberbagai kantor, instansi, dinas dan lembaga pemerintahan. Namun berbanding terbalik pada BPPD kabupaten Banyuasin, dimana proses administrasi perkantoran belum menggunakan sistem yang khusus mengelola data administrasi seperti data surat masuk dan keluar baik surat dalam bentuk tercetak ataupun surat elektronik (surel) adapun proses yang selama ini berjalan masih dilakukan dengan pendataan secara manual yaitu dengan proses pencatatan pada buku surat masuk kemudian oleh bagian administrasi umum dibagikan kedivisi/ unit yang dituju. Kendala yang muncul adalah pada proses disposisi surat masuk ataupun keluar, status surat yang masih belum jelas apakah diterima / tidak oleh divisi yang dituju karena terdapat beberapa divisi pada kantor BPPD sehingga memerlukam waktu pada saat menyebarkannya. Oleh sebab itu diperlukan sebuah sistem yang dapat menyelesaikan permasalahan tersebut yaitu dengan membangun aplikasi e-office yang dapat membantu pengolahan data surat serta disposisi surat dengan baik.

Kata Kunci: Electronic, Office, surat, disposisi, BPPD